珠海致远OA企业协同管理办公系统采购管理

1.应用概述1.1 管理理念以需求为源点，包含从供应商、采购请购、采购计划、采购询比价、采购订单、供货质检、采购入库、采购发票、采购付款的全过程管理，通过相应的数据报表，有效地监控采购需求、计划的执行以及到货入库的情况，提高采购工作质量和工作效率，降低单位、企业的总成本。1.2 适用范围采购管理应用实现了比较标准化的供应商、需求、计划、优质优价、订购、入库与结算的全过程管理，同时可以针对使用场景进行调整，扩展性、灵活性强，适用于加强过程管理来规范采购行为以提高采购质量的单位、企业。管理者可轻松地监控物资、物料的需求及其采购计划的执行情况，使单位、企业降低采购成本，保证采购的物资、物料的质量，从而提升企业的市场竞争力。1.3 使用对象协同采购管理应用的主管部门通常为采购管理部门或成本管理部门，管理采购相关数据、采购相关报表、各项审批流程和应用事务授权等内容。使用群体通常为采购管理部门或成本管理部门员工，非管理职的员工限于个人相关信息数据的查阅和有关工作事务（如请购、计划、优质优价、订单、入库、发票等）的提交与申请；管理职的员工除了普通员工的权限外，还可以授权其查阅职权范围内的报表。 2.解决的问题传统采购管理存在计划粗略或缺失、缺少价格比较、询价渠道单一、价格不透明、供货不及时等问题，在单位、企业中，常常缺少对采购过程的监控。因此体系化、科学化、自动化管理是必须，协同采购管理应用正是契合这种需要，解决了上述问题。(1) 通过需求汇总生成、计划编制，完成采购计划的制定；(2) 通过采购询比价，实现供货价格的透明管理；(3) 通过需求日期、计划日期分析控制，保障需求物资及时采购；(4) 逾期未订货、逾期未到货自动提醒，保障物资及时供货；(5) 采购过程全过程监控，业务数据查询、统计分析，保障企业的正常生产、经营。3.应用结构采购管理应用的功能结构如下图所示。其中蓝色标注的内容具有审阅或审批流程，均可自行设置；报表只列出了部分内容。 采购管理应用中部分事务流转关系如下图所示。 4.管理应用特色采购管理应用具备的特色如下。(1) 覆盖从供应商、需求、计划、优质优价、订购、入库与结算的全过程管理，期间信息流和数据全部完整保留。(2) 应用同时支持电脑端（推荐使用IE11和新版本Chrome）和移动端（M3），包括各种业务单据、报表和门户；注意：为方便使用，移动端的部分内容会相对简单。(3) 所有审批流程均可以根据单位的实际情况进行编辑，充分贯彻单位内部管理权责；并且智能的审批流程在大大提高工作效率的同时使得管理的痕迹链条完整，方便审计监察的同时也能够进行责任追究。(4) 信息数据随审批流程而自动存储记录，避免二次录入以提高效率，确保了数据的合法有效、真实准确。(5) 操作智能简便，界面可快速调整，学习与培训成本低廉，短时间内即可上手使用，快速地实现管理的信息化。(6) 工作衔接优化整合，可以通过系统发出提醒、预警等消息告知相关人员。(7) 除了应用内置的部分报表以外，用户可以根据系统存储的数据信息，方便地自行定义符合单位管理所需的相关查询统计报表，方便管理人员随时获知信息的同时也便于其管理决策。(8) 用户可快速地调整应用菜单名称，可对内容进行统一、批量化授权。 5.应用功能5.1 基础数据5.1.1 物料档案存储物料的基本信息和采购信息。基本信息：包括物料名称、物料编号、规格型号、计量单位、物料类别、物料性质、来源、状态、允许销售等；物料采购：包括采购批量、税率、计划单价、近采购价。5.1.2 供应商存储供应商的基本信息和财务信息。基本信息：包括名称、编号、证件类型、证件号码、性质、类型、等级、合格评定、合作状态、所属行业、法人代表、联系人、联系电话等；财务信息：包括开户银行、银行账号、开票地址、开票电话。l 支持查看供应商的征信情况。5.1.3 供货清单存储供应商的供货物料清单信息。供货清单：包括物料名称、物料编号、规格型号、计量单位、近报价、近采购价等；l 支持穿透查看供货检验的详细信息；l 支持穿透查看供货报价的详细信息；l 支持穿透查看采购订单的详细信息。5.2 请购计划5.2.1 采购请购在生产经营过程中，企业内部人员根据使用需求向采购部门提出物资采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求后，在系统中发起采购请购申请。流程审批通过后，采购请购信息自动存入请购计划档案。l 物料名称——选择物料档案中状态为启用的物料，自动带出规格型号、计量单位等信息；l 建议供应商——选择供应商档案中合作状态为正常的供应商，自动带出供应商编号、ID等信息；l 使用项目——选择项目档案中状态为进行中的项目，自动带出项目相关信息；5.2.2 采购计划采购计划员根据市场分析、经营规划和业务需要，定期或非定期制定物资采购计划并提交审批。审批通过的采购计划信息存入请购计划档案。l 支持选择请购计划档案中未下达计划、未直接采购的请购需求，可通过穿透查看详细信息；l 支持选择物料档案中状态为启用的物料信息，可通过穿透查看详细信息；l 支持计划明细中物料需求日期自动计算出计划的采购期间；l 支持选择项目信息中状态为进行中的项目，可通过穿透查看详细信息；l 支持流程结束后，将采购计划信息存入请购计划档案；l 支持流程结束后，自动触动更新采购请购信息。5.1.3 计划调整采购计划需要调整时，采购计划员选择已制定的计划进行调整并提交审批。审批通过后更新请购计划档案中采购计划信息。l 支持选择请购计划档案中的采购计划，可通过穿透查看详细信息；l 支持选择请购计划档案中的计划明细信息，可通过穿透查看详细信息；l 支持流程结束后，更新请购计划档案。5.1.5 请购计划档案存储采购请购、采购计划的基本信息、需求明细以及需求执行信息。基本信息：包括单据编号、需求区间、计划采购区间、请购数量、计划数量、计划金额、计划调整和附件等；需求明细：包括物料名称、规格型号、计量单位、请购数量、计划数量、需求日期、需求部门、计划采购日期、含税单价、含税金额、订购数量、询比价详情和价格审批详情等。l 支持穿透查看采购请购的详细信息；l 支持穿透查看采购计划的详细信息；l 支持穿透查看采购计划调整的详细信息；l 支持穿透查看采购询比价的详细信息；l 支持穿透查看价格审批的详细信息；l 支持采购订单流程结束时更新订货数量；l 支持价格审批流程结束时更新审批单价。5.3 优质优价5.3.1 采购询比价针对新增、比价控制的物料，采购员完成多个供应商询比价后，在系统中直接录入采购询比价结果。流程审批通过后，更新或新增供应商的供货清单信息。l 支持选择物料档案中状态为启用的物料，可通过穿透查看详细信息；l 支持选择供应商档案中合作状态为正常的供应商，可通过穿透查看详细信息；l 支持流程结束后，更新或新增供应商档案中供货清单。5.3.2 价格审批采购询比价完成后，采购员整理多个供应商之间质量、等级、价格等方面的对比结果，发起价格审批流程，相关领导审批确定优选供应商与订货价格。l 支持选择采购询比价单据，可通过穿透查看详细信息；l 支持自动关联物料档案，可读取物料的近采购价信息；l 支持自动汇总供所有供应商的高报价和低报价；l 支持流程结束后，自动触发更新物料档案的审批单价；l 支持流程结束后，自动触发更请购计划档案的审批单价。5.3.3 供货检验针对纳入质检控制的物料，质检人员按质检标准完成供货的质量检验工作，记录检验结果、检验结论，并生成检验报告。l 支持生成检验报告Word文档。5.4 采购订货5.4.1 采购订单根据请购需求、采购计划、比质比价结果，采购员分类汇总请购、计划明细，或零星采购、低值物品采购业务发生时，发起采购订单向选定供应商开展物资采购。流程审批后，采购订单信息存入采购订单档案。l 支持选择请购计划档案中请购明细、计划明细，可通过穿透查看详细信息；l 支持选择物料档案中状态为启用的物料信息，可通过穿透查看详细信息；l 支持流程结束后，将采购订单信息存入采购订单档案；l 支持流程结束后，自动触发更新请购计划档案；l 支持流程结束后，自动触发更新物料档案；l 支持流程结束后，自动触发更新供应商档案。5.4.2 订单调整采购订货需求发生变化时，采购员对已生成的采购订单进行调整并提交审批。审批通过后，订单调整信息自动存入采购订单档案。l 支持选择采购订单档案中的订单信息，可通过穿透查看详细信息；l 支持流程结束后，自动触发更新采购订单档案；5.4.3 采购订单档案存储采购订单的基本信息和订单明细。基本信息：包括订单编号、订单类别、供应商、结算方式、订单总额、付款条件和附件等；订单明细：包括物料名称、规格型号、计量单位、税率、含税单价、含税金额、数量、交货日期、入库数量、到票金额和项目名称等。l 支持查看采购订单调整的详细信息；l 支持穿透查看采购订单的详细信息；l 支持穿透查看采购入库的详细信息；l 支持穿透查看采购发票的详细信息；l 支持穿透查看采购付款的详细信息。5.5 采购出入库5.5.1 采购入库采购到货并质检通过后，库管人员对合格到货的物资按照实际收货数量填制单据办理入库。审批通过的采购入库，更新仓储信息中对应仓库、物料的数量及成本信息。l 支持选择供应商档案中合作状态为正常的供应商，可通过穿透查看详细信息；l 支持选择采购订单档案中未到货数量大于零的订单物料，可通过穿透查看详细信息；l 支持选择供应商对应到货物料的供货检验结果单据；l 支持流程结束后，系统自动触发新建或更新仓储信息；l 支持流程结束后，系统自动触发更新采购订单档案的实收数量、未入库数量。5.5.2 采购退库已采购入库的采购物资在发生退换货时，库管人员清点退换货物资填制单据办理出库业务。审批通过的采购退库，更新仓储信息中对应仓库、物料的数量及成本信息。l 支持选择采购订单档案中收货数量大于零的订单物料，可通过穿透查看详细信息；l 支持流程结束后，系统自动触发更新采购订单档案的实收数量、未入库数量；l 支持流程结束后，系统自动触发更新仓储信息。5.5.3 其他入库除采购入库外的生产入库、生产退料、赠品入库、委外入库、返修入库等入库业务发生时，库管人员按照实际收货数量、成本单价填制单据进行入库。l 支持流程结束后，系统自动触发新建或更新仓储信息。5.5.4 其他出库除采购退库外的生产领料、生产补料、报废处理、委外出库、返修出库等出库业务发生时，库管人员按照实际出库数量填制单据进行出库。l 支持选择物料档案中状态为启用且库存余额大于零的物料信息，可通过穿透查看详细信息；5.5.5 仓储信息存储物料在各仓库中的仓储信息。基本信息：包括物料名称、物料编号、规格型号、计量单位、物料类别、状态等；仓储信息：仓库名称、初始数量、入库累计、出库累计、库存余额、平均单价、存货成本等。l 支持查看物料在各个仓库中出入库的统计信息；l 支持穿透查看近一次采购的订单详细信息。5.6 采购结算5.6.1 采购发票收到供应商开具的发票或需要退票给供应商时，采购员确定发票对应的采购订单，在系统中登记采购发票并提交审核。审核通过后，自动更新采购订单档案的到票金额。l 支持选择采购订单档案中的采购订单，可通过穿透查看详细信息；l 支持流程结束后，自动触发更新采购订单档案。5.6.2 采购付款向供应付款或收到供应商退款时，采购员记录本次款项对应的采购订单，在系统中登记采购收付款并提交审核。审核通过后，自动更新采购订单档案的付款金额。5.7 报表5.7.1 查询报表内置的查询报表及其功能如下，均可根据实际需要调整修改。① 采购请购查询：列表查看采购请购业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。② 请购计划下达查询：列表查看采购请购下达计划单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。③ 采购计划查询：列表查看采购计划业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。④ 采购计划调整查询：列表查看采购计划调整业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。⑤ 采购询比价查询：列表查看采购询比价业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。⑥ 价格查询：列表查看价格审批业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。⑦ 供货检验查询：列表查看供货检验业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。⑧ 生成订单查询：列表查看计划生成订单业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。⑨ 采购订单查询：列表查看采购订单业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。⑩ 订单调整查询：列表查看采购订单调整业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。? 采购入库查询：列表查看采购入库业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。? 采购退库查询：列表查看采购退库业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。?  采购发票查询：列表查看采购发票业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。?  采购付款查询：列表查看采购付款业务单据的基本信息，点击可查看完整信息及处理人意见。5.7.2 统计报表内置的统计报表及其功能如下，均可根据实际需要调整修改。① 请购未订货统计：按请购类别统计各部门请购物料的未订货情况，可按请购类别、请购部门、物料等条件过滤。② 计划完成情况：按计划类别统计计划物料的请购数量、未请购数量和完成比率，可按计划类别、物料名称、规格型号等条件过滤。③ 询比价统计：按采购询比价单据统计物料的低报价、高报价情况，可按采购询比价单据编号、主题、物料名称等条件过滤。④ 物料价格波动统计：按月度统计分析指定物料采购平均单价波动情况，可按订单日期过滤。⑤ 订货执行情况：统计采购物料订货、入库、开票情况，可按订单日期、物料名称、规格型号等条件过滤。⑥ 订单入库统计：柱状图展示每个月度区间采购应收货与累计收货情况，可按订单日期、供应商、订单编号等条件过滤。⑦ 逾期未入库统计：统计超期未入库采购物料的数量，可按物料名称、规格型号等条件过滤。⑧ 存货分布情况：按物料统计各仓库的库存月与存货成本情况。⑨ 未到票统计：按供应商统计采购订单未到票金额情况。⑩ 未付款统计：按供应商统计采购订单未付款金额情况。6.服务说明协同采购管理应用按照所见所得的扁平化风格制作，提供了在线的使用操作说明。在电脑端使用应用时，点击页面中右上角的问号图标，均可进入对应内容的在线帮助页面（在线帮助内容会不定期更新）。应用除了进行权限和流程的配置以满足用户管理需求外，还支持个性化的调整。致远业务管理应用工厂针对个性化的需求，提供多样的定制服务（含付费定制），包括如下内容。(1)个性化管理的实现，包含且不限于如下内容。l 增加个性化管理所属的控件或字段；l 增加特定的页面视图；l 增加特定的操作权限和复杂的审批流程；l 增加特定的统计报表与业务空间；l 在标准商品外增加流程表单；l 在标准商品外增加数据底表及相应的业务关系。(2)应用数据的更好展示或使用界面的更加美观，包含且不限于如下内容。l 表单模板（含电脑端和移动端）；l 统计图模板（含电脑端和移动端）；l 数据记录显示模板（含电脑端和移动端）；l 业务门户模板（含电脑端和移动端）。